Cách sao chép dữ liệu từ Excel sang Word (Tự học tin văn phòng)

Thông thường khi làm những phần tính toán thống kê bạn thường hay sử dụng Excel, rất ít người sử dụng Word vì các bước tính toán thực hiện trên Word khá là khó. Tuy nhiên trong một số trường hợp bạn cần chèn 1 số dữ liệu vào văn bảnWord để làm báo cáo, thuyết trình…Nếu bạn chưa biết cách để sao chép dữ liệu từ Excel sang văn bản Word. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sao chép dữ liệu từ Excel sang văn bản Word.

1. Bước 1 trong sao chép dữ liệu

Trên Excel, chọn phần dữ liệu mà bạn muốn copy (sao chép) sang văn bản Word.

2. Bước 2 trong sao chép dữ liệu

Trên Tab Home, click vào lựa chọn Copy trong nhóm Clipboard.

Hoặc cách nhanh nhất là trên bàn phím ấn tổ hợp phím Ctrl+C.

3. Bước 3 trong sao chép dữ liệu

Mở văn bản Word ra và click vào vị trí mà bạn muốn Paste (dán) phần dữ liệu đã Copy (sao chép) từ Excel sang.

4. Bước 4 trong sao chép dữ liệu

Trên Word, click vào Tab Home, chọn Paste trong nhóm Clipboard.

Hoặc cách nhanh nhất là trên bàn phím, bạn ấn tổ hợp phím Ctr+V.

5. Bước 5 trong sao chép dữ liệu

Click vào Paste Options (Tùy chọn dán) kế bên dữ liệu, sau đó thực hiện một trong những bước dưới đây:

• Để Paste (dán) dữ liệu như bảng trong Word, click vào Keep Source Formatting nếu bạn muốn bản dữ liệu sao chép giống định dạng bản gốc. Hoặc Click vào Match Destination Table Style nếu bạn muốn chọn chủ đề áp dụng trên Word.

• Để Paste (dán) dữ liệu như một ảnh tĩnh (Static Picture), click vào Paste as Picture.

• Để Paste (dán) một link dữ liệu Excel sang phần dữ liệu bạn Update thêm trênWord sau khi bạn thay đổi dữ liệu gốc trên Workbook của Excel, click vàoKeep Source Formatting and Link to Excel hoặc Match Destination Table Style and Link to Excel.

• Để Paste (dán) dữ liệu như dạng văn bản, click vào Keep Text Only.

6. Lưu ý

Nếu bạn không nhìn thấy Paste Options (tùy chọn dán). Click vào Microsoft Office Button .

Sau đó click tiếp vào Word Options (Tùy chọn Word). Trên mục Advanced nằm ở dưới phần Cut, Copy and Paste, click chọn Show Paste Options.

Nếu bạn muốn Paste (dán) dữ liệu vào một bảng trong Word. Bạn có thể chèn các dữ liệu Copy (sao chép) như một Nested table (bảng lồng). Đơn giản bạn chỉ cần chèn các dữ liệu này với các bảng có sẵn. Thực hiện chèn các dữ liệu này như chèn một hàng mới trong bảng có sẵn, viết đè lên các Cell có sẵn trong bảng hoặc Paste (dán) như dán một ảnh tĩnh.

7. Mẹo

• Để Paste (dán) dữ liệu sang một định dạng khác (chẳng hạn như worksheet, HTML, bitmap, ảnh hoặc văn bản) hoặc Paste (dán) 1 link dữ liệu trênExcel. Trên Tab Home, trong nhóm Clipboard, click vào mũi tên ở dưới nútPaste, sau đó click chọn Paste Special. Một cửa sổ hộp thoại As sẽ xuất hiện. Trên list danh sách ở hộp thoại As đó, click vào định dạng mà bạn muốn Paste (dán) dữ liệu.

• Để edit (sửa) toàn bộ Worksheet, click vào Microsoft Office Excel Worksheet Object. Để truy cập toàn bộ Worksheet (dữ liệu) trên Word, bao gồm cả dữ liệu cá nhân của bạn, click vào Microsoft Office Excel Worksheet Object.

• Để update tự động bảng trên Word khi thay đối dữ liệu trên Excel, click vàoPaste link, sau đó chọn tùy chọn mà bạn muốn update trên hộp thoại As. Nếu bạn lưu Workbook trước khi copy (sao chép) dữ liệu, click vào Word Hyperlink trên hộp thoại As để chèn trực tiếp liên kết từ dữ liệu Excel sangWord.

• Để Paste (dán) nội dung của bạn như Object Linking and Embedding (OLE)(liên kết và nhúng đối tượng) trên Word. Tạo một biểu tượng ứng dụng để khi click vào biểu tượng ứng dụng đó đó bạn có thể xem nội dung của mình. Click vào Microsoft Office Excel Worksheet Object sau đó chọn Display as icontrên Check box (hộp đánh dấu). Click vào biểu tượng đó để mở ứng dụng và xem nội dung của bạn.

• Nếu bạn dùng HTML để copy (sao chép) dữ liệu sang Word và hiển thị như một bảng trong Word, click vào HTML format (định dạng HTML).

• Để Paste (dán) một ảnh tĩnh (ảnh thường), click vào Bitmap hoặc nếu bạn muốn Paste (dán) một file ảnh đã Ungroup, click vào Picture (Enhanced Metafile) hoặc Picture (Windows Metafile).

• Để Paste (dán) dữ liệu như dạng văn bản thuần túy (là dạng trình bày văn bản trên máy tính mà không sử dụng các định dạng văn bản để trình bày, nó có thể đọc được dễ dàng mà không cần xử lý nhiều) hoặc văn bản không thuần túy (ngược lại với văn bản thuần túy), click vào Formatted Text (RTF),Unformatted Text, hoặc Unformatted Unicode Text.

• Để Paste (dán) dữ liệu của bạn như Paste (dán) trực tiếp một liên kết trênExcel, click vào mũi tên dưới nút Paste sau đó click tiếp chọn Paste As Hyperlink. Nếu Workbook chứa dữ liệu không được lưu, tùy chọn này sẽ không được hiển thị.

• Nếu muốn giới hạn phạm vi dữ liệu mà bạn Paste (dán) từ Microsoft Excel Worksheet sang Word để mở rộng các dữ liệu khi các dữ liệu tương ứng được mở rộng trên Worksheet trong Excel, bạn phải xác định tên vùng dữ liệu trongExcel trước khi copy (sao chép) dữ liệu sang.
•  Bạn có thể Paste (dán) một liên kết đến vùng dữ liệu đã giới hạn bằng cách sử dụng lệnh Paste Special. TrênTab Home, trong nhóm Clipboard, kích vào mũi tên trên nút Paste, chọnPaste Special, và sau đó click vào Paste link (dán liên kết).

Chúc các bạn thành công!