3. CÁCH TẠO MỤC LỤC CHO VĂN BẢN TRONG TIN HỌC VĂN PHÒNG

Với những văn bản được chia làm nhiều chương mục như báo cáo, tiểu luận, luận văn,…thì việc tạo mục lục sẽ rất cần thiết. Để tạo mục lục, bạn bắt đầu từ việc tạo một style bằng cách vào thẻ Home và bấm  ở nhóm Styles.

Trong danh sách của Styles, bạn bấm  (New Style).

Bạn đặt tên cho style tại Name, ở Formating bạn chọn font chữ, cỡ, kiểu, màu chữ, canh lề,…

Tiếp theo, bạn bấm vào nút Format > Numbering để chọn hình thức đánh số.

Trong thẻ Numbering bạn chọn kiểu đánh số đề mục ở Numbering Library rồi bấm OK. Nếu muốn định nghĩa một kiểu mới thì bạn bấm vào Define New Number Format và thực hiện.

Trở ra, bạn bấm Format lần nữa và chọn Paragraph để thiết lập canh lề, tại thẻ Indents and Spacing bạn canh lề trái, phải lần lượt ở Left và Right, đồng thời chọn cách dòng ở Special rồi bấm OK. Để hiểu rõ về các lựa chọn ở đây, bạn nên làm thử nghiệm và xem trước.

Cứ thế, tùy theo số lượng đề mục mà bạn tạo số lượng style tương ứng. Bước tiếp theo, bạn bôi đen phần tiêu đề muốn gán style rồi tại nhóm Styles bạn chọn kiểu theo nguyên tắc các tiêu đề cùng cấp (ví dụ I, II, III hay 1, 2, 3) sẽ có cùng style. Đề mục sẽ được định dạng như bạn đã chọn khi tạo style và tự động đánh số thứ tự.

Khi đã quen và hiểu về nguyên lý làm việc, bạn có thể không cần tạo style mới nữa mà hãy bấm chuột phải vào Heading 1, Heading 2 hay Heading 3 và chọn Modify rồi thực hiện sửa lại theo ý mình.

Muốn chèn mục lục, bạn đưa chuột đến vị trí cần chèn (đầu hoặc cuối văn bản) rồi vào thẻ References, trong nhóm Table of Contens bạn bấm Table of Contens và chọn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2. Nếu các kiểu đã chọn không làm bạn hài lòng thì hãy chọn Insert Table of Contents.

Khi có nhiều cấp đề mục quá sẽ dẫn đến mục lục khá dài, bạn có thể giảm bớt bằng cách chỉ định số cấp tạiShow levels. Muốn lấy mục lục từ những style nhất định nào đó, bạn bấm Options.

Bạn xóa giá trị TOC level ở cấp đề mục mà không muốn làm mục lục rồi bấm OK hai lần để chèn mục lục.

Khi có sự thay đổi về đề mục, bạn đưa chuột vào vùng chứa mục lục rồi bấm chuột phải > Update Field.

Nếu chỉ có thay đổi về số trang, bạn chọn Update page numbers only rồi bấm OK, nếu có thay đổi ở đề mục thì bạn chọn Update entire table để làm mới hoàn toàn mục lục.

Nguồn: abcmaytinh

keyword: Kế toán tổng hợp,kế toán thuế, kế toán máy,kế toán thực hành,tin học  văn phòng, autocad 2d, tin văn phòng, tin học văn phòng tri thức việt, kế toán tri thức việt, tin học kế toán tri thức việt